Il vous est sans doute déjà arrivé d’embaucher un employé et de vous retrouver par la suite, assis devant lui, à devoir préciser certaines conditions de travail pourtant si claires (selon vous) au moment de son embauche ?

De tels questionnements tournent souvent autour du paiement des vacances annuelles. Vous lui aviez dit qu’il avait droit à des vacances d’été payées (sans spécifier le nombre de jours), et il a compris qu’il partait deux semaines payées comme les autres. Des questions quant à ses rôle et responsabilités, à son horaire de travail, de qui il relève, et évidemment, à son salaire. Mais pire encore, c’est lorsque ces questionnements reviennent lors du départ de cet employé. Combien devezvous lui payer en termes de vacances? Et qu’en est-il des bonus auxquels il avait droit? Et le préavis ? Encore là, les interprétations peuvent être nombreuses et divergentes.

Il est pourtant si simple d’éviter de tels malentendus ! Comment ? Tout simplement, en signant une entente qui servira de contrat de travail. C’est évident qu’une institution financière ne nous prêterait pas de l’argent sans contrat, qu’il n’est pas possible d’acheter une maison sans document pour officialiser le tout avec le vendeur. Alors pourquoi embaucher quelqu’un sur la simple base d’une bonne poignée de main?

Il est vrai qu’en l’absence d’entente écrite c’est le Code civil qui régit les règles d’un contrat de travail verbal, mais pourquoi risquer de devoir s’en remettre à des règles dont vous ne voulez pas de part et d’autre? Un contrat écrit évitera, dès le début, des malentendus, des non-dits, des sources de conflits inutiles qui peuvent entraîner une perte de confiance en l'autre partie et une rupture prématurée du lien d'emploi.

Mais surtout, si vous avez enfin trouvé votre perle rare, pourquoi risquer de la perdre alors que vous auriez pu solidifier dès le départ le lien qui l’unira à votre entreprise?

Ainsi, si vous pouvez déjà vous référer à un manuel des employés ou à des politiques écrites regroupant les principales conditions offertes à vos employés, le contrat de travail peut être fort simple et s’intituler « Lettre d’engagement ».

Nous vous suggérons d’y inclure:
- son titre et de qui il relève;
- le statut de son emploi (contractuel, permanent, temps plein, etc.) ;
- ses principales responsabilités ;
- la date de son entrée en fonction ;
- son salaire annuel ou horaire, bonus ;
- ses vacances payées, ou non, auxquelles il a droit la première année ;
- son horaire de travail ;
- la période de probation, s’il y en a une ;
- le moment où il devient admissible aux avantages sociaux et assurances collectives de la compagnie ;
- le moment où les conditions seront révisées.

Par contre, si aucune règle écrite visant les conditions de travail de vos employés n’est en vigueur dans votre entreprise, nous vous conseillons fortement d’élaborer un contrat de travail plus étoffé, adapté à votre entreprise et au type d’emploi visé par ce contrat. À ce moment les points couverts pourraient être par exemple:

- la description de l’emploi : sa description de tâche générale, en termes de responsabilités, et non pas une liste restrictive;
- la rémunération : salaire, bonus, heures supplémentaires, versements de la paie, description des avantages sociaux, assurances collectives ;
- les vacances : le moment de la prise des vacances, le paiement, la période de référence ;
- la durée du contrat : il sera réputé à durée indéterminée s’il n’y a rien de stipulé à ce sujet, et on y précise aussi la période d’essai ou de probation ;
- la résiliation de contrat et préavis de fin d’emploi : la Loi sur les normes du travail prévoit un préavis minimum, mais la jurisprudence à ce sujet est beaucoup plus généreuse ;
- le droit de rappel en cas de mise à pied ;
- l’examen médical et test de dépistage : pour vous assurer le droit d’exiger des tests médicaux afin de contrôler l’absentéisme, entre autres ;
- l’utilisation des biens de l’employeur : ordinateur, Internet, téléphone, emprunt de biens, etc. ;
- les politiques de l’employeur en matière disciplinaire : en énoncer les principes et la gradation des sanctions ;
- l’obligation de loyauté, de non-sollicitation et de non-concurrence : évitez d’être trop vague car certaines clauses pourraient ainsi être considérées comme nulles et sans effet ;
- la propriété des créations : en matière de développement de logiciels, par exemple.

Cette liste n'est pas exhaustive. Au contraire, le contenu du contrat de travail ne sera limité que par les besoins spécifiques des parties et des lois d'ordre public telles que : la Loi sur les normes du travail, le Code civil, la Loi sur la santé et la sécurité au travail, le Code du travail, la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, etc. En cas de conflit, ces dernières s’appliqueront obligatoirement et prioritairement.

Édith Vignola, CRHA
Vignola RH, ressources humaines

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